Encargos de Navidad y roscón de Reyes: cómo organizarlos en tu pastelería

Diciembre y la primera semana de enero son las semanas con más encargos del año para muchas pastelerías. Y también las más arriesgadas: mucho volumen concentrado en pocos días, clientes que piden a última hora, roscones que se encargan por teléfono y nadie apunta, y un 5 de enero con cola en la puerta.

Esta guía es un plan de trabajo para la campaña 2026-2027, con las fechas reales de este año, para que lo puedas usar tal cual.

Cómo caen las fechas en 2026-2027

Lo primero es mirar el calendario, porque cambia cada año y decide cómo te organizas:

Este año los dos picos de diciembre caen en jueves, seguidos de un festivo. Eso significa que la producción de cada pico tiene que estar terminada el mismo jueves por la mañana, y que el miércoles anterior es el día de más trabajo en el obrador. Para Reyes, el 5 cae en martes: el lunes 4 es el día clave para masas y rellenos.

1. Decide qué vas a vender (y qué no) antes de abrir

Una carta de Navidad corta se produce mejor que una larga. Antes de anunciar nada:

• Elige pocos productos: por ejemplo, 2 o 3 tartas de temporada, el tronco, turrones o polvorones propios y el roscón en 2 o 3 tamaños.
• Fija los rellenos del roscón que vas a ofrecer. Cada relleno de más es una línea más en la producción del día 5.
• Decide si haces tartas personalizadas esas semanas. Muchos obradores las cierran del 20 de diciembre al 7 de enero, o solo las aceptan con mucha más antelación.
• Calcula el precio de cada producto con los costes de este año, no con los del año pasado. Si tienes dudas, en cómo calcular el precio de una tarta personalizada explicamos el método.
• Prepara la información de alérgenos de cada producto de temporada. El roscón lleva casi siempre gluten, huevo y leche, y muchas veces frutos de cáscara en la decoración. Lo tienes todo en alérgenos en pastelería.

2. Abre los encargos con fecha de inicio y fecha de cierre

Una campaña con fechas claras se vende mejor y se organiza mejor que un "ya nos irás diciendo".

Las fechas son una propuesta: ajústalas a tu capacidad. Lo importante es que existan, estén escritas y se digan siempre igual, por WhatsApp, en la web y en el mostrador. Si tu equipo contesta "creo que hasta el 22 aún se puede", el día 23 tendrás encargos que no caben.

3. Pon un límite por día (y por franja)

En Navidad el problema no es tener pocos pedidos, es aceptar demasiados para el mismo día. Antes de abrir, decide cuántos encargos caben en cada día fuerte:

• Por unidades: "el 5 de enero, como máximo 150 roscones". Sencillo si todos tus productos llevan un trabajo parecido.
• Por esfuerzo: un roscón pequeño vale 1 punto, uno grande 2 y un tronco 3, y cada día tiene un máximo de puntos. Más justo si mezclas productos sencillos con otros que llevan más trabajo.

Y reparte las recogidas en franjas horarias (por ejemplo, de hora en hora). Así el 5 de enero no hay 40 personas a las 18:00 en la puerta, y el equipo puede tener cada franja preparada y empaquetada antes de que lleguen.

Cuando un día se llena, ciérralo y ofrece una alternativa: otro día, otra franja o lo que tengas en mostrador sin reserva.

4. Una hoja de encargo igual para todos

En diciembre cualquier persona del equipo coge encargos, y cada una los apunta a su manera. Una hoja de encargo con los mismos campos para todos evita la mitad de los errores:

Antes de dar un encargo por bueno, manda al cliente un resumen por escrito con estos datos y pide que lo confirme. En la guía de WhatsApp Business para pastelerías tienes una plantilla de mensaje de confirmación.

5. Cobra la señal al reservar

En las fechas fuertes cada hueco cuenta. Un encargo sin señal que no se recoge el 24 de diciembre es un hueco que podías haber vendido y una tarta que se queda en la nevera.

• Fija una regla única: señal del 50 % o pago completo al reservar. Sin excepciones según el cliente.
• Hazlo fácil: un enlace de pago con tarjeta que llega por WhatsApp se paga en un minuto; una transferencia hay que comprobarla a mano.
• Di la política de cancelación al cobrar: hasta qué fecha se devuelve la señal.

Un encargo sin pagar no está reservado. Si lo explicas así desde el principio, casi nadie lo discute.

6. Planifica la producción hacia atrás desde cada fecha

Con los encargos cerrados y ordenados por fecha de recogida, la producción se planifica hacia atrás. Un ejemplo para Reyes 2027:

Cada obrador tiene sus tiempos y su receta, pero la idea es la misma: la lista de encargos por fecha dice cuánto hay que hacer cada día, y la compra de materia prima se hace con esa lista, no a ojo.

Una hoja de producción por día, con el total de cada producto y relleno, evita tener que abrir los encargos uno a uno en plena madrugada.

7. Deja contestado lo que todo el mundo va a preguntar

En diciembre las preguntas se repiten: horario de los días festivos, hasta cuándo se puede encargar, qué rellenos hay, cuánto cuesta el roscón, si hay sin gluten. Escribe las respuestas una vez y úsalas siempre igual:

• Horario de apertura del 24, 25, 26 y 31 de diciembre, y del 1, 5 y 6 de enero.
• Fechas de cierre de encargos.
• Carta de Navidad con precios, tamaños y raciones.
• Alérgenos de cada producto y si hay opciones sin gluten o sin lactosa (y, si no las hay, decirlo claramente).
• Cómo se paga la señal y la política de cancelación.

Guárdalas como respuestas rápidas de WhatsApp Business y ponlas en la web. Si el teléfono va a sonar menos por las tardes, también lo agradecerás tú.

Con Flowkery

En Flowkery los encargos del catálogo online, de WhatsApp y los que apuntas a mano entran en el mismo listado, cada uno con su ficha, su día de recogida y el estado del pago. El catálogo solo ofrece los días y horas en los que recoges y respeta el tiempo mínimo de preparación que hayas fijado, y el enlace de pago con tarjeta llega al cliente por WhatsApp para que la reserva quede pagada. Miga, el asistente con IA de Flowkery, contesta a cualquier hora las preguntas de horarios, precios y alérgenos con tu información.

En el plan Pro, el equipo ve en la pantalla de producción lo que sale cada día, y puedes fijar un límite de encargos por día para que, cuando el 5 de enero se llena, el catálogo deje de ofrecerlo.

Errores frecuentes en la campaña de Navidad

• Abrir encargos sin fecha de cierre. El 23 de diciembre siempre hay alguien que pregunta "¿todavía se puede?".
• No tener límite por día. Todo cabe hasta la madrugada del 24.
• Reservar sin señal. Los huecos de los días fuertes son los más caros de perder.
• Apuntar encargos en varios sitios. Una libreta en el mostrador, el WhatsApp y una hoja en el obrador son tres listas que no cuadran.
• Ampliar la carta en diciembre. Cada producto nuevo es una receta más que probar en la semana con menos tiempo.
• Dar todas las recogidas a la misma hora. Colas en la puerta y cajas sin preparar.

Checklist para empezar esta semana

• Mirar el calendario de 2026-2027 y marcar los días fuertes.
• Cerrar la carta de Navidad y roscón, con precios, tamaños, raciones y alérgenos.
• Decidir las fechas de apertura y de cierre de encargos.
• Fijar el límite de encargos de cada día fuerte y las franjas de recogida.
• Preparar la hoja de encargo y el mensaje de confirmación.
• Decidir la señal y la política de cancelación.
• Escribir las respuestas a las preguntas de diciembre y el horario de festivos.
• Anunciar la apertura de encargos una semana antes.